Åpenhetsloven

Solwr forplikter seg til å respektere alle internasjonalt annerkjente menneskerettigheter i forhold til FNs veilende prinsipper for næringsliv og menneskerettigheter.

Solwr vektlegger bærekraftig praksis som tar hensyn til mennesker, miljø og samfunn. Åpenhetsloven tredte i kraft 1. Juli 2022 for å forebygge brudd på menneskerettigheter og uanstendige arbeidsforhold. Vi har gjennomført aktsomhetsvurderinger med utgangspunkt i OECDs veileder og retningslinjer, og dette er nå ny praksis for evaluering av nåværende og nye leverandører.

Vi har ikke identifisert negative konsekvenser i årets redegjørelse.

For henvendelser angående åpenhetsloven: compliance@solwr.com

Les Solwrs redegjørelse for 2023 her:

Generell informasjon

Nøkkelinformasjon

Solwr er en merkevare bestående av fire enheter:

Solwr Group AS: (Org.nr: 929029801)

Selskapet har 10 ansatte og tilbyr administrasjon-, salg og strategitjenester til Solwr Software AS og Solwr Robotics AS.

Stiftet 2022.

Solwr Software AS: (Org.nr: 933322645)

Selskapet har rundt 63 ansatte og lager programvare til handelslogistikk.

Stiftet 1982.

Solwr Robotics AS: (Org.nr: 917332878)

Selskapet har 23 ansatte og lager maskiner og roboter til handelslogistikk.

Stiftet 2016.

Solwr Sort AS: (Org.nr: 922041261)

Selskapet har 0 ansatte og benyttes for innkjøp av materiale til produktet SORT.

Stiftet 2018.

Totalt antall ansatte: 96

Solwr har tre kontorer:

Ålesund: Østre Gangstøvika 8, 6008 Ålesund

Trondheim: Sluppenvegen 6, 7037 Trondheim

Oslo: Universitetsgata 2, 0164 Oslo

Til tross for at det bare er Solwr Software AS som havner under lovens definisjon om «større virksomheter» har vi likevel valgt å inkludere Solwr Robotics, Solwr Sort og Solwr Group i denne aktsomhetsvurderingen. Alle fire selskapene er norskeide, og vil heretter gå under «Solwr» med mindre annet er spesifisert.

Solwr er dedikert til å levere verdifull og innovativ logistikkteknologi til våre kunder. Vi er spesielt sterke innen ERP (Enterprise Resource Planning) Software, integrasjoner, automasjon og robotikk. Vårt mål er å bygge skalerbare, bærekraftige og integrerbare løsninger.

Vi har som mål å levere på en trippel bunnlinje, ved å balansere mennesker, planeten og fortjeneste. Sammen skal vi skape verdier for våre kunder og aksjonærer, i tillegg til våre ansatte, vårt samfunn og våre fremtidige generasjoner.

Åpenhet og transparens i verdikjeden

Solwr tilbyr programvare, maskiner og roboter til sine kunder. Formålet med våre løsninger er å redusere logistikk- og HMS-utfordringer for våre kunder. Vi samarbeider med eksterne merkevareiere og handler utelukkende med autoriserte forhandlere, slik at vi kan garantere for kvalitet og anstendige arbeidsforhold for hver komponent som inngår i våre produkter. Åpenhetsloven skal bidra til å forebygge brudd på menneskerettigheter og uanstendige arbeidsforhold i forbindelse med produksjon av varer og tjenester. I vårt arbeid har vi tatt utgangspunkt i OECD’s retningslinjer og veileder for aktsomhetsvurderinger. Ingen faktiske negative konsekvenser for menneskerettigheter eller anstendige arbeidsforhold har blitt identifisert i aktsomhetsvurderingen.

Vi er opptatt av å finne og beholde gode samarbeidspartnere. Vi ønsker sterke relasjoner gjennom langsiktige strategiske partnerskap. Gjennom aktsomhetsvurderinger har vi evaluert til sammen 190 leverandører, grossister og merkevareeiere. 154 av disse holder til i Skandinavia, 19 fra andre deler av Europa, 14 i Nord-Amerika, 2 i Oseania og 1 i Asia. Fra disse leverandørene kjøper Solwr varer og tjenester som: kontorutstyr, IKT-tjenester, konsulenttjenester, renholdstjenester, kontorrekvisita, kontorinnredning, kameraer, sensorer, materialer, håndverkstjenester, maskiner og utstyr, softwaretjenester og rådgivningstjenester.

Solwr har evaluert alle nåværende leverandører og vil gjennomgå aktsomhetsvurdering av alle fremtidige leverandører og underleverandører. Vi forventer at leverandører, underleverandører og handelspartnere opptrer i tråd med policyens formål og følger alle internasjonalt anerkjente menneskerettighetsprinsipper og fundamentale arbeidstakerrettigheter. Ved handel med nye leverandører krever vi underskrift på Solwrs etiske retningslinjer (Supplier Code of Conduct), en tydeliggjøring knyttet til utvelgelse og godkjenning av mulige leverandører for å minimere risiko for brudd på menneskerettigheter, korrupsjon, eller anstendige arbeidsforhold.

Styret i Solwr har formulert følgende prosedyre dersom det blir oppdaget brudd eller mistanke om brudd på etiske retningslinjer:

1: Varsle

2: Dialog

3: Terminere

Arbeidet med aktsomhetsvurderinger er en kontinuerlig prosess. Vi vil fortsette utvikle oss sammen med våre leverandører, medarbeidere og kunder. Slik blir vi enda bedre til å identifisere, forebygge og stanse eventuelle negative konsekvenser.

Forretningsskikk og etiske retningslinjer

Solwr skal gjøre det som er riktig, opptre lovlig, etisk og pålitelig, oppfylle rettslige plikter og opptre i samsvar med selskapets retningslinjer og gjeldende lovverk i forhold til følgende områder:

Forbud mot bestikkelser og korrupsjon
Integritet og interessekonflikt
Selskapets eiendom og informasjon
Konfidensialitet og personvern
Informasjonssikkerhet
Nulltoleranse for menneskehandel
Konkurranseloven
Kontraktstyring
Oppførsel på arbeidsplassen
Risiko
Bærekraft
Regnskapsprinsipper og internkontroll

Vi legger vår stolthet i å drive virksomheten med integritet og respekterer verdien av etisk forretningsførsel. Selskapets styre følger gjeldende retningslinjer for god forretningsskikk og etikk som gjelder for styret og alle selskapets ansatte, uansett stilling. Følgende lovverk er gjeldende for vår forretning: Arbeidsmiljøloven og bemanningsbyrådirektivet, statens standardavtaler for anskaffelser, regnskapsloven og aksjeloven, GDPR og Personvernforordningen.

Det legges vekt på å opprettholde en kultur internt med søkelys på ærlighet og ansvarlighet, der den enkelte har et personlig ansvar for å opptre, og sørge for at også våre underleverandører er klar over den plikten de har til å opptre, på en lovlig og etisk måte.

Ledere har særskilt tillit og ansvar i selskapet. Den som påtar seg en ledende stilling i Solwr godtar samtidig ekstra plikter og har stor innflytelse på våre verdier og kultur. Det forventes at ledere ivaretar våre verdier, går foran som et godt eksempel når det gjelder egen atferd, utviser god ledelse og teamarbeid, skaper et åpent miljø slik at ansatte føler det trygt å stille spørsmål og å rapportere, og reagerer umiddelbart hvis de får greie på noe som er i strid med våre retningslinjer, andre prinsipper eller loven.

Våre retningslinjer er ivaretatt og kommunisert internt gjennom personalhåndboken, ansettelsesavtalen og taushetserklæring og rettigheter til arbeidsresultat, GDPR retningslinjer internt, varslingsveier og avviksrutiner. I tillegg har alle ansatte fått utlevert boken «A Solwr Playbook», som har til formål å styrke generell forretningsforståelse og vår evne til samarbeid og fremragende utførelse. Eksternt ivaretas dette gjennom vår NDA, databehandleravtaler og avtaleverk på kundesiden.

ESG i Solwr

ESG er en engelsk forkortelse som kan oversettes til miljø-, sosiale- og forretningsetiske forhold.

Mijø

Miljømessig bærekraft er både et etisk og et kommersielt imperativ. Vi er forpliktet til å alltid forstå våre interne prosesser og prosessene til kundene våre for å søke miljøforbedringer. Vi erkjenner at våre tjenester og produkter er kilder til klimautslipp — Vi tar derfor ansvar for å strebe etter grønn databehandling og bevisste valg i produktdesignet vårt. Gjennom flere år i virksomheten har vi utviklet stor kompetanse og innsikt i hele verdikjeden for varer. Ved å være nære i forholdet til kundene tar vi posisjonen som en pålitelig, strategisk partner. Sammen med våre kunder vil vi ta sikte på å utvikle og levere løsninger, slik at våre kunder kan forbedre bærekraften i sin logistikkvirksomhet.

Sosialt

En bedrift er bare så god som sine ansatte. Som en del av vår forretningsidé er et mål å være en attraktiv arbeidsplass og stimulere til fysisk aktivitet og en sunnere livsstil, mangfold, initiativ, åpenhet, ansvar, lojalitet, endringsvilje og selvstendighet. For å oppnå dette må vi blant annet sikre rekruttering av nødvendige ressurser, og tilby kompetanseutvikling som en grunnleggende premiss. Våre ledelsesprinsipper illustrerer hva vi som ledere og ansatte i Solwr bør vektlegge i utøvelsen av vårt lederskap og medarbeiderskap, hvilke holdninger vi ønsker å dyrke og hvilke grenser vi ønsker å sette. Respekt for hverandre, mellom kjønn, ulike nasjonaliteter og ulike kulturer er en viktig del av våre ledelsesprinsipper. Vårt samfunnsansvar inkluderer også vårt bidrag til samfunnet vi opererer i og virkningene av virksomheten vår gjennom verdikjeden. Vi krever at våre underleverandører følger menneskerettighetene og legger til rette for gode arbeidsforhold for sine ansatte.

Forretningsetiske forhold

I Solwr er bedriftskulturen vår forankret i prinsippene om ærlighet og respekt for andre. Vi tar sikte på å inkludere åpenhet i alle våre forretninger, for å gi aksjonærer og interessenter presis og nøyaktig informasjon om alle aspekter av virksomheten vår. Gjennom vår virksomhet, inkludert våre underleverandører, har vi et ansvar for å sikre integritet og unngå korrupsjon på begge sider. Vår tilnærming til verdikjeden må være etisk og transparent. For å oppnå dette må vi følge opp og administrere våre forsyningskjeder og sikre overholdelse av våre etiske retningslinjer, som dekker menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter, miljø og korrupsjon. Eierne av Solwr deltar aktivt i selskapet, og vi har et kompetent og velfungerende styre. Ledelsen i Solwr jobber aktivt med styret for å etablere relevante mål og overvåking av disse for å sikre en transparent og proaktiv styring slik at selskapet er i stand til å gripe muligheter og redusere risiko.

Forankre ansvarlighet

I 2022 startet Solwr med arbeidet med å gjennomføre de lovpålagte kravene som følger av åpenhetsloven. Daglig leder har både det overordnede og det operative ansvaret for å følge opp bærekraft i Solwr. I Solwr har daglig leder valgt å inkludere ansatte som jobber utelukkende med bærekraft, regnskap, innkjøp, supply-chain og HR for å sikre godt samarbeid og tilstrekkelig med informasjon for å gjennomføre vurderinger og forbedringspotensialer.

Opplæring

Siden flere i selskapet har tilgang til innkjøp av varer og tjenester (leverandørkontroll) er det viktig at disse får grundig gjennomgang av Solwrs retningslinjer for kjøp av varer og tjenester. Vi er i gang med dette arbeidet, og dette vil være gjennomført før tredje kvartal 2023. Dette steget er lagt inn i selskapets onboardingsprogram for alle nye ansatte. Alle ansatte får gjennomgang av etiske retningslinjer og policy ved oppstart og gjennom personalhåndboken som er tilgjengelig for alle ansatte.

Varsling og rapportering

Solwr har utarbeidet retningslinjer for varsling og innrapportering av kritikkverdige forhold både internt og eksternt som et ledd av virksomhetens systematiske HMS-arbeid. Vi har opprettet skjemaer til utfylling som ansatte kan sende inn via e-post, interne kommunikasjonsverktøy eller levere til nærmeste leder, daglig leder eller HR. Vi har også opprettet et område på intranettet for tilgjengeliggjøring av informasjon til egne ansatte.

Faktiske og vesentlig risiko for negative konsekvenser

Åpenhetsloven krever at virksomheter som omfattes av loven etablerer systematisk og helhetlig arbeid for å ivareta hensyn til menneskerettigheter or arbeidsforhold. Den krever at vi kartlegger og vurderer faktiske og mulige negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter som er knyttet til vår forretningsvirksomhet, vår leverandørkjede eller våre forretningsforbindelser.

Aktsomhetsvurderinger

Vi har hentet inspirasjon fra OECDs retningslinjer og veileder for arbeidet med aktsomhetsvurderinger. I tillegg har vi deltatt på flere seminarer, sparret med andre bedrifter og lest utallige artikler. Vi startet med å hente ut regnskapstall fra de siste 18 månedene, hvor vi har evaluert alle leverandører der vi har hatt 6 transaksjoner eller mer, eller har handlet for et samlet beløp over NOK 50.000. Vi opprettet en vektet indeks kategorisert etter land basert på tilgjengelige rapporter for: menneskerettigheter, sannsynlighet for korrupsjon og arbeidstakers rettigheter.

Deretter prioriterte vi arbeide med leverandørene etter:

Relasjon til leverandør (hva leverandøren tilbyr)
Lengden på samarbeide og kontrakt (lang-kort)
Bransje
Alvorlighetsgrad for bedriften dersom vi identifiserer brudd på etiske retningslinjer (lav-middels-høy)
Mulighet for påvirkning (lav-middels-høy) dersom vi identifiserer brudd på etiske retningslinjer
Påvirkning for Solwr (lav-medium-stor), ut ifra hvor viktig leverandøren er for vår videre drift
Behov for undersøkelse (Haster-avvente), basert på samlet vurdering av alle andre kategorier
Eventuelle tiltak, dersom det er mistanke om brudd på etiske retningslinjer.

Med utgangspunkt i overnevnte kriterier startet vi, og arbeider kontinuerlig med informasjonsinnsamling. Der informasjon manglet i kontrakter, nettsider, etiske retningslinjer (Code ofConduct) eller andre relevante avtaler, har det vært naturlig å opprette dialog og sende ut et informasjonskrav til våre leverandører med krav om egenerklæring. I tillegg til at dette har bidratt til økt forståelse og bevissthet, ønsker vi at dette også fører til forbedrede rutiner og økt søkelys på forretningspraksis hos våre leverandører. Med dette mener vi en bedre forståelse av verdikjeden, og innsikt i egne og leverandørers produksjon og styringssystemer.

Majoriteten av Solwrs leverandører er selv underlagt å rapportere gjennom Åpenhetsloven. Rundt 90% av Solwrs kostnader knyttet til kjøp av salg og tjenester er fra selskaper registrert i Norge. Det er allikevel viktig at det er blitt gjort en kontinuerlig grundig vurdering av underleverandører, for å redusere risiko for brudd på retningslinjer og lover. Vurderingen av underleverandører blir gjort gjennom at de legger frem dokumentasjon over hvilke vurderinger, evalueringer eller eventuelle korrigerende tiltak som er blitt gjort, og hvilke rutiner man har for å følge opp dette.

Kartleggingen viser blant annet:

Ansvaret for oppfølging av menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold er i stor grad forankret i leverandørenes styrer.
Leverandørene med høyest risiko har etablerte og fungerende etiske retningslinjer, og rutiner for å følge opp sine leverandører.
Interne prosedyrer for varsling
Grundig kartlegging risiko for menneskerettighetsbrudd og anstendige arbeidsforhold
Evaluering av risiko for å ha bidratt direkte eller indirekte til negative konsekvenser gjennom leverandørkjeden.

Oversikt over faktiske negative konsekvenser og vesentlig risiko

Ingen faktiske negative konsekvenser for menneskerettigheter eller anstendig arbeidsforhold har hittil blitt identifisert. Vi har heller ikke mottatt henvendelser eller rapporter som viser til konkrete hendelser eller mistanke om brudd.

Vår aktsomhetsvurdering viser derimot at det er spesielt to områder som det historisk har vært knyttet høy risiko til i deler av vår leverandørkjede:

Uanstendig arbeidsforhold
Menneskerettigheter

Vi kjøper blant annet elektronikk og konsulenttjenester fra bedrifter med hovedkontor i Norge, men med underleverandører som importerer varer og tjenester fra Kina, Sri Lanka, Sør-Korea og Taiwan. Dette er land som scorer høyt på vår risikoindeks, og det er viktig å få på plass en grundig beskrivelse fra våre leverandører om hvordan de sikrer seg mot negative konsekvenser, eller har problemer med å identifisere faktiske forhold. Begrenset sporbarhet i leverandørkjeden er også en risiko vi har identifisert. Spesielt leverandører med komplekse verdikjeder der deler av den ikke omfattes av åpenhetsloven. Det hender at vi møter på problemer med å få innsyn når vi henvender oss til underleverandører i for eksempel land i Øst-Asia, der det er lite regulerte forhold og svak arbeidslovgivning som ikke støtter opp under rapportering av faktiske arbeidsforhold. Dette gjelder heldigvis et fåtall av våre underleverandører, og vi vurderer kontinuerlig vårt samarbeide med slike underleverandører opp mot vilje og evne til å følge våre etiske retningslinjer.

Media har satt søkelys på uholdbare arbeidsvilkår ved enkelte elektronikkfabrikker, der det settes sammen komponenter som inneholder mineraler fra gruver i konfliktrammede områder med tilsvarende umenneskelige arbeidsforhold. Arbeiderne risikerer ikke bare lave lønninger med lite forutsigbarhet, men også lange arbeidstimer, diskriminerende praksis, forbud mot fagforeninger, ingen forhandlingskraft og utfordrende HMS-forhold. Det er vårt ansvar i Solwr å identifisere disse produksjonsstedene og terminere avtaler dersom vi ikke kan påvirke eller fremtvinge forbedring.

Heldigvis har vi leverandører som kan dokumentere at de selv reiser ned til risikoutsatte land for å kontrollere arbeidsforholdene og lese gjennom lokale arbeidskontrakter.

Arbeidet med å identifisere og evaluere mulige risikoer er til kontinuerlig revisjon og forbedring.

Iverksette egnende tiltak

Aktsomhetsvurderinger skal være et verktøy for forebygging av negative konsekvenser for menneskerettigheter og uanstendige arbeidsforhold. Vi har derfor endret våre interne rutiner og iverksatt følgende tiltak:

Godkjenning av leverandører

Gjennom å signere på Solwrs etiske retningslinjer for leverandører (Suppliers Code of Conduct), skal leverandører godta våre forventninger for etisk oppførsel i markedet. Blant annet kan Solwr etterspørre dokumentasjon på at leverandørens policy og egne retningslinjer er i samsvar med Solwrs holdninger.

Begrense antall leverandører

Ved å redusere antallet leverandører, reduserer vi også risikoen for negative konsekvenser og bedre kontroll over egen verdikjede. Solwrs produkter er i ferd med å standardiseres både for Solwr Software AS og Solwr Robotics AS. Andelen som går til innkjøp finansiert av FoU-midler skal reduseres (Forskning og Utvikling), der det tidligere har vært hensiktsmessig å teste ut for eksempel flere typer elektronikk fra ulike leverandører.

Prioritering av leverandører

Leverandører med kontroll over egen produksjonskjede skal prioriteres. Solwr ønsker at leverandørenes ambisjoner og samfunnsansvar står i stil med våre holdninger.

Styrke samarbeid og foretrekke langsiktige forretningsforbindelser

Det mest effektive virkemiddelet vi har for å bekjempe brudd på menneskerettigheter og forbedring av arbeidsforhold er langsiktige samarbeidspartnere. Ved lengre avtaleinngåelser får også Solwr sterkere påvirkningskraft i kampen mot uanstendige arbeidsforhold, brudd på menneskerettigheter og korrupsjon.

Arbeidet med åpenhetsloven

Kartleggingen har ikke ledet til identifisering av konkrete brudd på grunnleggende menneskerettigheter eller anstendig arbeidsforhold. Vi vil allikevel fortsette å stille de nødvendige kritiske spørsmålene til våre leverandører og underleverandører til det motsatte er bevist. Gjennom den informasjonen som samles inn nå og fremover, skal vi i Solwr, sammen med våre kunder og leverandører overvåke og identifisere fremtidig risiko før uønskede hendelser oppstår.

Solwr består av er fire selskaper, hvor tre regnes som «små» (Group, Robotics, Sort) og ett som «medium» (Software) størrelse sett med norske øyne. Vi har derfor, med noen unntak, relativt liten innflytelse på store norske, og ikke minst internasjonale selskaper. Vi har derimot store ambisjoner om vekst, og på veien fremover er det viktig for oss at vi tar gode avgjørelser både når det kommer til egen drift, og hvilke leverandører vi samarbeider med for å nå ambisjons- og bærekraftsmålene våre.

Fremover vil vi fortsette med minimum månedlige statusmøter om videre kartlegging, vurdering, opplæring, innsamling av informasjon og det generelle arbeidet rundt åpenhetsloven. Vi skal sikre at igangsatte tiltak og prosedyrer følges opp. Dersom det avdekkes negative forhold, vil arbeidet med, og vår håndtering av disse publiseres på nettsiden.